Tin học kế toán

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL 1.1. Lập trang tính đơn giản: 1.1.1. Khởi động và màn hình Excel: * Một số khái niệm cơ bản: – Workbook: là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị …) và lưu trữ dữ liệu. Trên 1 workbook có thể chứa nhiều bảng tính (worksheet). – Worksheet (bảng tính): là nơi lưu trữ và làm việc với các dữ liệu. Trong 1 worksheet có chứa nhiều ô (cell), được tổ chức thành các dòng (rows) và cột (columns). Một worksheet chứa được 256 cột, 65.536 dòng. Worksheet được chứa trong workbook. * Khởi động Excel: Cách 1: Nhấp đúp chuột trái vào biểu tượng shortcut trên màn hình: Cách 2: Vào Start -> Program -> Chọn Microsoft Office -> Chọn Excel Hình 1: Cách khởi động Excel * Mở rộng, thu hẹp cửa sổ, thoát khỏi Excel: – Phóng to, thu hẹp cửa sổ Excel: + Nhấp chuột trái vào biểu tượng Minimize ở góc trên bên phải màn hình -> Cửa sổ Excel được thu gọn lại thành một biểu tượng trên thanh Start Để phóng to trở lại màn hình ban đầu, nhấp chuột trái vào biểu tượng thu gọn của Excel. (chỉ thực hiện khi cửa sổ đang ở chế độ thu hẹp) + Nhấp chuột trái vào biểu tượng Restore ở góc trên bên phải màn hình -> Cửa sổ Excel được thu gọn lại với kích thước nhỏ hơn. Để phóng to trở lại, nhấp chuột lần nữa vào biểu tượng Restore. – Thoát khỏi Excel: Cách 1: Nhấp chuột trái vào biểu tượng Close ở góc trên bên phải màn hình Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 3: Vào thực đơn File -> Chọn Close (đóng 1 cửa sổ đang làm việc) hoặc chọn Exit (thoát hoàn toàn). * Màn hình: – Giao diện của Excel như sau: Hình 2: Giao diện Excel – Các thành phần của màn hình Excel: + Menu bar (Thanh thực đơn): chứa các tùy chọn và bên trong các tùy chọn có các danh mục tùy chọn riêng biệt và chi tiết cho các đối tượng. Hình 3: Thanh thực đơn + Toolbar (Thanh công cụ): chứa các công cụ để thực hiện các thao tác nhanh. Hình 4: Thanh công cụ Lưu ý: Khi đưa chuột vào các biểu tượng, trên biểu tượng sẽ hiện lên dòng chữ cho biết công cụ đó là gì. Khi muốn sử dụng 1 công cụ chỉ cần nhấp chuột trái vào biểu tượng của công cụ đó trên toolbar. + Formating bar (Thanh định dạng): chứa các thao tác để căn chỉnh nhanh định dạng của bảng tính: font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, … Hình 5: Thanh định dạng + Scroll bar (Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang): màn hình Excel chỉ cho phép hiển thị một phần bảng tính. Thanh cuốn dọc cho phép người dùng có thể theo dõi phần bảng tính bên trên hoặc bên dưới. Thanh cuốn ngang cho phép người dùng có thể theo dõi phần bảng tính bên trái hoặc bên phải. + Sheet tabs: Hình 6: Thanh sheet tabs  Di chuyển qua lại giữa các worksheet: Nhấp chuột trái vào tên sheet trên sheet tabs (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + PgUp hoặc Ctrl + PgDown)  Đổi tên worksheet: Nhấp đúp chuột trái vào tên sheet trên sheet tabs -> Gõ tên mới vào -> Enter (hoặc nhấp chuột phải vào tên sheet trên sheet tabs -> chọn Rename -> Gõ tên mới -> Enter)  Sắp xếp thứ tự các worksheet: Nhấp chuột trái lên tên sheet cần đổi vị trí, giữ chuột và kéo đến vị trí mới và thả chuột.  Chèn thêm worksheet mới vào workbook: Vào thực đơn Insert -> Chọn Worksheets  Sao chép worksheet: Cách 1: Nhấp chuột phải vào tên sheet cần sao chép -> Chọn Move or Copy -> Đánh dấu chọn vào hộp Create a copy -> OK Cách 2: Sao chép: Nhấp chuột trái vào tên sheet -> Giữ Ctrl đồng thời kéo chuột tới một sheet khác  Xóa một worksheet: Cách 1: Nhấp chuột phải lên tên sheet cần xóa -> Chọn Delete -> Chọn OK Cách 2: Vào Edit -> Chọn Delete Sheet  Ẩn và hiện lại một sheet: Ẩn: Vào Format -> Chọn Sheet -> Chọn Hide Hiện: Vào Format -> Chọn Sheet -> Chọn Unhide  Bảo vệ bảng tính: Vào Tool -> Chọn Protection -> Chọn Protect sheet -> Gõ Password vào hộp Password to unprotect sheet Hình 7: Bảo vệ bảng tính + Formula bar (Thanh công thức): hiện công thức chứa trong các cell * Các thành phần của bảng tính: – Cột (column): tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc, được đánh theo thứ tự alphabe A, B, C… – Dòng (row): tập hợp các ô theo chiều ngang, được đánh số thứ tự – Ô (cell): giao nhau giữa 1 hàng với 1 cột, thường được ký hiệu với cột trước, dòng sau. Ví dụ: Ô A1 – giao giữa cột A – dòng 1 * Di chuyển trên bảng tính: – Nhấp trái chuột vào ô cần chuyển tới – Sử dụng các phím mũi tên: chuyển tới các hàng, cột lân cận – Nhấn phím Pg Up hoặc Pg Down: lên hoặc xuống 1 màn hình – Ctrl +  (hoặc Ctrl + ): đến cột đầu tiên (hoặc cột cuối cùng) của bảng tính – Ctrl +  (hoặc Ctrl + ): đến dòng đầu tiên (hoặc dòng cuối cùng) của bảng tính – Ctrl + Home: về ô A1 – Ctrl + End: đến ô cuối cùng của bảng dữ liệu 1.1.2. Các thao tác trên bảng tính: * Tạo tập tin mới: Cách 1: Vào thực đơn File -> Chọn New Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ * Mở tập tin đã tạo: Bước 1: Cách 1: Vào thực đơn File -> Open Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ Bước 2: Trên màn hình xuất hiện bảng sau: Hình 8: Mở file có sẵn Vào ổ lưu trữ file cần mở -> Nhấp chuột vào tên file -> Chọn Open * Lưu tập tin vào máy: Bước 1: Cách 1: Vào File -> Chọn Save Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Bước 2: Trên màn hình xuất hiện bảng sau: Hình 9: Lưu tập tin Chọn ổ cần lưu -> Gõ tên tập tin vào hộp File name -> Chọn Save Lưu ý: Nếu là tập tin quan trọng nên lưu vào ổ D hoặc E. 1.1.3. Xử lý dữ liệu trong bảng tính: * Nhập dữ liệu: – Nhập dữ liệu thô: + Dữ liệu bất kỳ: Nhấp chuột trái vào ô cần nhập -> Gõ dữ liệu vào ô vừa chọn, có thể là dạng chữ hoặc dạng số -> Nhấn Enter + Dữ liệu giống nhau: Cách 1: Đánh dấu khối miền cần nhập dữ liệu -> Gõ dữ liệu -> Nhấn tổ hợp Ctrl + Enter Cách 2: B1: Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên trong khối B2: Di chuột vào góc dưới bên phải ô dữ liệu. Khi đó sẽ xuất hiện một dấu thập màu đen. B3: Nhấp và giữ chuột B4: Kéo chuột sang phải hoặc xuống dưới cho đến hết khối B5: Thả chuột để kết thúc việc nhập dữ liệu + Chuỗi dữ liệu với bước nhảy là 1 Cách 1: B1: Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên trong khối B2: Di chuột vào góc dưới bên phải ô dữ liệu cho đến khi xuất hiện dấu thập màu đen B3: Giữ Ctrl và kéo chuột sang trái hoặc xuống dưới cho đến hết khối B4: Thả chuột để kết thúc việc nhập dữ liệu Cách 2: Gõ 1; 2 vào 2 ô đầu tiên -> Bôi đen 2 ô vừa nhập dữ liệu -> di chuột vào góc dưới bên phải đến khi xuất hiện dấu thập đen -> giữ và kéo chuột đến hết khối + Chuỗi dữ liệu với bước nhảy bất kỳ: Nhập dữ liệu vào 2 ô đầu tiên trong chuỗi -> Bôi đen 2 ô vừa nhập dữ liệu -> di chuột vào góc dưới bên phải ô đến khi hiện dấu thập đen -> giữ và kéo chuột đến hết khối. + Chuỗi ngày tháng: B1: Đưa con trỏ vào ô đầu tiên trong khối B2: Gõ dữ liệu vào ô vừa chọn B3: Di chuột vào góc dưới bên phải ô dữ liệu cho đến khi xuất hiện dấu thập đen B4: Giữ và kéo chuột đến hết khối dữ liệu rồi thả ra B5: Vào thực đơn Edit -> Chọn Fill -> Chọn Series -> Xuất hiện box sau: Hình 10: Hộp Fill Series – Nhập công thức: Bắt đầu bằng dấu = hoặc + -> Nhập công thức -> Nhấn Enter Trong hộp Step Value -> Nhập số bước nhảy (bước nhảy mặc định là 1) Trong mục Date unit: + Chọn Day -> tăng theo ngày + Chọn Weekday -> tăng theo ngày (không tính ngày thứ 7 và chủ nhật) + Chọn Month -> tăng theo tháng + Chọn Year -> tăng theo năm * Chọn khối, vùng dữ liệu: Cách 1: Đưa con trỏ vào ô đầu tiên trong khối -> Nhấp và giữ chuột kéo đến ô cuối cùng trong khối Cách 2: Nhấp chuột vào ô đầu tiên trong khối -> Giữ phím Shift đồng thời nhấn các phím mũi tên cho đến khi chọn hết khối Lưu ý: – Để chọn cả bảng tính, nhấp chuột vào phần giao nhau giữa các hàng và cột ở góc trên bên trái bảng tính – Để chọn toàn bộ cột: Nhấp chuột trái vào ký tự ứng với cột đó ở phía trên bảng tính – Để chọn toàn bộ dòng: Nhấp chuột trái vào số thứ tự cột ở phía bên trái bảng tính * Sửa, xóa dữ liệu: – Xóa dữ liệu: Chọn vùng dữ liệu cần xóa -> Nhấn phím Delete – Sửa dữ liệu: Cách 1: Sửa trên ô B1: Chọn vùng dữ liệu cần sửa B2: Nháy đúp chuột hoặc nhấn phím F2 B3: Thực hiện sửa ô -> Nhấn Enter Cách 2: Sửa trên thanh công thức Nhấp chuột vào thanh công thức -> Nhập dữ liệu -> Enter * Xử lý ô, hàng, cột trong bảng tính: – Thay đổi kích thước hàng, cột: + 1 cột, 1 hàng: di chuột vào vạch ngăn bên phải ký tự của cột hoặc bên dưới số thứ tự hàng cần thay đổi kích thước cho đến khi xuất hiện dấu mũi tên 2 chiều, giữ và kéo chuột để thu hẹp hoặc mở rộng kích thước cột, hàng. + n hàng, n cột: Cách 1: bôi đen những cột, hàng cần thay đổi kích thước, di chuột vào vạch ngăn giữa 2 cột bất kỳ trong khối, khi xuất hiện dấu mũi tên 2 chiều, giữ và kéo chuột để thay đổi kích thước cột, hàng. Cách 2: Hàng: Vào Format -> Chọn Columns -> Chọn Width Cột: Vào Format -> Chọn Rows -> Chọn Height – Chèn thêm hàng, cột: Cách 1: Vào Insert -> Columns -> Thêm 1 cột vào bên trái Insert -> Rows -> Thêm 1 hàng vào bên trên Insert -> Cells -> Shift cells right -> Thêm 1 ô vào bên phải Shift cells down -> Thêm 1 ô xuống bên dưới * Chuyển hàng thành cột và ngược lại: – Chọn các ô muốn đổi chỗ – Chọn Copy hoặc Ctrl+C – Đưa ô về ô đầu tiên cần dán – Nhấn chuột phải -> chọn Paste special -> Chọn Transpose -> OK * Ẩn hiện cột, hàng: Cách 1: Ẩn: Format -> Chọn Columns (Rows) -> Chọn Hide Hiện: Format -> Chọn Columns (Rows) -> Chọn Unhide Cách 2: Bôi đen toàn bộ dòng (cột) cần ẩn -> Nhấp chuột phải -> Chọn Hide Để hiện lại dòng (cột) đang ẩn -> Bôi đen toàn bộ dòng (cột) đang ẩn và vùng lân cận -> Nhấp chuột phải chọn Unhide * Đóng khung một khối dữ liệu: B1: Bôi đen khối dữ liệu cần đóng khung bằng cách nhấp chuột vào ô đầu tiên, kéo và giữ chuột đến ô cuối cùng trong khối sau đó thả chuột B2: Vào Format -> Chọn Cells -> Chọn Borders -> Chọn kiểu đóng khung -> OK *Dịch chuyển khối dữ liệu: B1: Bôi đen khối dữ liệu cần di chuyển B2: Di chuột vào viền của khối dữ liệu cho đến khi dấu thập trắng chuyển thành dấu mũi tên 4 chiều B3: Giữ và kéo chuột tới vị trí mới B4: Thả chuột ra * Chèn một khối dữ liệu vào giữa 2 khối dữ liệu cho trước: B1: Bôi đen khối dữ liệu cần chèn B2: Di chuột vào viền của khối dữ liệu cần chèn cho đến khi xuất hiện dấu mũi tên 4 chiều B3: Giữ và kéo chuột vào giữa 2 khối dữ liệu B4: Nhấn phím shift B5: Thả chuột ra 1.2. Một số dạng hàm thông dụng: 1.2.1. Quy tắc sử dụng hàm: Cấu trúc: “= TÊN HÀM (các tham biến) + Hàm phải bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu + + Tên hàm có thể viết thường hoặc viết hoa, giữa tên hàm và các tham biến không được có dấu cách 1.2.2. Nhập hàm vào bảng tính: Cách 1: Gõ vào từ bàn phím Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng fx trên thanh công thức Trong khung Select a category: chọn nhóm hàm cần sử dụng Financial: Nhóm hàm Tài chính Date & Time: Nhóm hàm Ngày, giờ Math & Trig : Nhóm hàm Toán học – Lượng giác Statistical: Nhóm hàm Thống kê Lookup & Reference: Nhóm hàm Tìm kiếm – Tham chiếu Database: Nhóm hàm chuỗi Text: Nhóm hàm ký tự Logical: Nhóm hàm Logic Information: Nhóm hàm thông tin Trong khung Select a function: chọn tên hàm cần dùng Chọn OK Cách 3: Vào Insert -> Chọn Function -> Chọn biểu tượng fx như trên -> Thực hiện như trên 1.2.3. Các hàm thường dùng: * Hàm toán học – lượng giác: – ABS(number): hàm tính giá trị tuyệt đối Ví dụ: =ABS(-5)  KQ: 5 – INT(number): làm tròn xuống số nguyên gần nhất Ví dụ: =INT(6.9) KQ: 6 – MOD(number,divisor): cho phần dư của phép chia Ví dụ: =MOD(10,3) KQ: 1 – ROUND(number,num_digits): làm tròn số tới vị trí n của phần thập phân Ví dụ: =ROUND(9.8765,2) KQ: 9.88 – SQRT(nukber): hàm khai căn bậc 2 Ví dụ: =SQRT(81) KQ: 9 – FACT(number): tính giai thừa Ví dụ: =FACT(3) KQ: 6 (3!=1*2*3) – LN(number): tính logarit ln Ví dụ: =LN(1) KQ: 0 – SUM(number1,number2,…): tính tổng của các dãy số – SUMIF(range,criteria,sum – range): tính tổng các ô trong 1 vùng thỏa mãn 1 điều kiện cho trước: range: là dãy các ô để so sánh với criteria. Trong các ô có thể chứa số, tên, mảng. criteria: là điều kiện để tính tổng (có thể là ký tự, số, biểu thức) quyết định ô nào trong vùng sum-range sẽ được tính tổng sum-range: là vùng thực sự được tính tổng. Các ô trong sum-range chỉ được cộng nếu các ô tương ứng của nó trong range thỏa mãn criteria. Nếu bỏ qua, excel sẽ coi như sum-range =range. Lưu ý: + sum-range không nhất thiết phải cùng kích thước với range + có thể dùng các ký tự đại diện cho 1 điều kiện: dấu ? đại diện cho 1 ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự (nếu điều kiện là tìm dấu ? hoặc * thì gõ thêm dấu ~ trước dấu ? hoặc *) + khi điều kiện để tính tổng là những ký tự, SUMIF không phân biệt chữ thường hay chữ hoa. Ví dụ: * Hàm thống kê: – AVERAGE(number1,number2,…): tính giá trị trung bình – COUNT(value1,value2,…): đếm số ô dữ liệu kiểu số – COUNTA(value1,value2,…): đếm số ô không rỗng trong vùng địa chỉ (gồm cả ô dữ liệu ký tự và dạng số) – COUNTIF(range,criteria): hàm đếm có điều kiện – LARGE (array,k): trả về phần tử lớn thứ k trong vùng địa chỉ – MAX(number1,number2,…): tìm giá trị lớn nhất trong vùng địa chỉ – MIN(number1,number2,…): tìm giá trị nhỏ nhất trong vùng địa chỉ – MODE(number1,number2,…): trả về giá trị xuất hiện nhiều nhất trong một vùng địa chỉ – RANK(number,ref,order): tính thứ hạng của 1 số trong danh sách + number: số cần tính thứ hạng + ref: vùng tham chiếu + order: = 0 (tính theo thứ tự giảm dần), <> 0 (tính theo thứ tự tăng dần) – SMALL(array,k): trả về phần tử nhỏ thứ k trong vùng địa chỉ * Hàm ký tự: – LEFT(text,num-chars): trả về n ký tự từ bên trái sang của chuỗi ký tự (tính cả dấu cách) VD: =LEFT(“the quick fox”,9) KQ: the quick – LEN(text): tính độ dài chuỗi ký tự (tính cả dấu cách) VD: =LEN(“the quick fox”) KQ: 13 – LOWER(text): chuyển thành chữ thường VD: =LOWER(“FOX”) KQ: fox – MID(text,start_num,num_chars): trích xuất 1 chuỗi con từ 1 chuỗi ký tự + text: chuỗi ký tự + start_num: vị trí bắt đầu trích ra chuỗi con + num_chars: số ký tự trích xuất Nếu start_num > num_chars: chuỗi con sẽ là chuỗi rỗng VD : =MID(« the quick fox »,5,9) KQ: quick fox – UPPER(text): chuyển chữ thường thành chữ hoa VD: =UPPER(“fox”) KQ: FOX – PROPER(text): chuyển chữ cái đầu tiên thành chữ hoa VD: =PROPER(“the quick fox”) KQ: The Quick Fox – VALUE(text): chuyển text sang dạng số (text phải có định dạng kiểu số, ngày tháng hoặc bất kỳ một dữ liệu thời gian nào được Excel công nhận) – RIGHT(text, num_chars): trả về n ký tự từ bên phải sang của chuỗi ký tự VD: =RIGHT(“the quick fox”,3) KQ: fox – TRIM(text): xóa những ký tự trắng trong chuỗi, trừ dấu cách đơn giữa 2 từ * Hàm ngày tháng: – DAY(serial_number): trả về ngày VD: =DAY(“09/29/2011”) KQ: 29 – MONTH(serial_number): trả về tháng VD: =MONTH(“09/29/2011”) KQ: 9 – YEAR(serial_number): trả về năm VD: =YEAR(“09/29/2011”) KQ: 2011 ¬- TODAY(): trả về ngày hiện tại – WEEKDAY(serial_number,return_type): trả về số thứ tự của ngày trong tuần return_type: = 1 (1 7: CN – T7) = 2 (1 7: T2 – CN) = 3 (0 6: T2 – CN) VD: =Weekday(“29/09/2011”,2) KQ: 4 * Hàm logic: – IF(logical_test,value_if_true,value_if-false): nếu – AND(logical1,logical2,…): và (nếu tất cả các biểu thức đều đúng excel sẽ trả về giá trị true, chỉ cần 1 trong các biểu thức sai excel sẽ trả về giá trị false) – OR(logical1,logical2,…): hoặc (nếu tất cả các biểu thức đều sai excel sẽ trả về giá trị false, chỉ cần 1 trong các biểu thức đúng excel sẽ trả về giá trị true) * Hàm tìm kiếm: – VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup): dò tìm và trả về 1 giá trị trên cột đầu tiên + lookup_value: giá trị cần tìm + table_array: vùng cần tìm, thường để ở chế độ giá trị tuyệt đối $ + col_index_num: cột cần lấy (trong vùng cần tìm) + range_lookup: cách tìm, tìm theo 2 giá trị 0: cột bên trái của vùng cần tìm không sắp xếp (ngầm định) 1: sắp xếp tăng dần – HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup): dò tìm và trả về 1 giá trị trên dòng đầu tiên ‘ (tương tự hàm VLOOKUP) * Hàm cơ sở dữ liệu: – DSUM(database,field,criteria): tính tổng trên cơ sở dữ liệu – DMAX(database,field,criteria): tìm giá trị lớn nhất của CSDL – DMIN(database,field,criteria): tìm giá trị nhỏ nhất của CSDL – DAVERAGE(database,field,criteria): tính giá trị trung bình của CSDL – DCOUNT(database,field,criteria): đếm các trường trong CSDL kiểu số – DCOUNTA(database,field,criteria): đếm các trường trong CSDL (cả kiểu số và ký tự) Chương 2: CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.1. Một số khái niệm cơ bản: 2.1.1. Khái niệm: – Là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp trên 1 vùng chữ nhật của bảng tính theo quy định: hàng đầu tiên ghi các tiêu đề của dữ liệu, mỗi tiêu đề trên 1 cột, các tiêu đề được gọi là trường (field). Từ bảng thứ 2 trở đi chứa dữ liệu, mỗi hàng là 1 bảng ghi (record). Chú ý: tên các trường phải là dạng ký tự, không được dùng số, công thức, tọa độ,… nên đặt tên trường ngắn gọn không trùng lặp. 2.1.2. Sắp xếp trên cơ sở dữ liệu: – Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp – Vào Data -> Chọn Sort + Sort by: Cột ưu tiên nhất + Then by: Cột ưu tiên thứ 2, 3… + Ascending: sắp xếp theo thứ tự tăng dần + Descending: sắp xếp theo thứ tự giảm dần Trong mục My data range has: + Header row: miền dữ liệu có chứa hàng tiêu đề + No header row: miền dữ liệu không chứa hàng tiêu đề Trong mục Options: + Case sensitive: phân biệt chữ hoa với chữ thường Trong Orientation: + Sort top to bottom: sắp xếp các dòng trong CSDL + Sort left to right: sắp xếp các cột trong CSDL 2.3. Tổng kết theo nhóm: 2.3.1. Tổng kết theo 1 loại nhóm: Excel cho phép tạo các dòng tổng kết trong 1 CSDL, Subtotals sẽ chèn tại các vị trí cần thiết các tính toán thống kê theo yêu cầu của người sử dụng. Các bước thực hiện: – Sắp xếp dữ liệu theo trường cần tạo Subtotals – Chọn Data -> Subtotals -> Xuất hiện hộp thoại: + At each change in: chọn đơn vị trường cần tạo nhóm + Use function: chọn hàm cần tính toán + Add subtotal to: Muốn hủy bỏ việc tính tổng theo nhóm: Vào Data -> chọn Subtotals -> Chọn Remove All 2.3.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm: (sử dụng pivot table) 2.4. Lọc cơ sở dữ liệu: 2.4.1. Lọc tự động: B1: Chọn vùng cần lọc B2: Vào Data -> Chọn Filter -> Chọn Auto Filter Trên ô tên trường xuất hiện dấu mũi tên hướng xuống B3: Nhấp chuột vào dấu mũi tên, xuất hiện 1 danh mục: + All: hiển thị toàn bộ bảng ghi cho cột + Top 10: lọc một số bảng ghi có giá trị đứng đầu hoặc đứng cuối danh sách + Custom: trong cửa sổ custom, người sử dụng có thể tự điều chỉnh điều kiện lọc -> Ok 2.4.2. Lọc nâng cao: B1: Chuẩn bị vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện lọc – Dòng 1: tiêu đề của điều kiện lọc – Dòng thứ 2 trở đi: chứa các điều kiện lọc B2: Vào Data -> Filter -> Advanced Filter -> Xuất hiện hộp thoại: Trong Action: + Filter the list, in – place: lọc tại chỗ + Copy to another location: lọc và sao chép sang 1 sheet khác Trong list range: nhập khối dữ liệu cần lọc Trong criteria range: nhập khối điều kiện lọc Trong copy to: nhập địa chỉ nơi muốn copy tới -> OK * In ấn: Vào File -> Print (hoặc nhấn Ctrl + P) -> xuất hiện hộp thoại Print – Mục Printer: + Name: chọn tên máy in – Mục Print-range: + All: in toàn bộ bảng tính + Page(s) From… To… : in từ trang … đến … – Mục Print what: + Selection: chỉ in vùng dữ liệu đã chọn (phần được bôi đen trong bảng tính) + Active sheets: chỉ in các trang trong sheet hiện hành + Entire workbook: in tất cả các trang trong tệp tin – Mục Copies: + Number of copies: nhập số bản in + Collate: in theo thứ tự -> OK * Định dạng trang in: Vào File -> Chọn Page setup -> xuất hiện hộp thoại: – Thẻ Page: thiết lập trang giấy + Orientaion: hướng in Portrait: in dọc giấy Landscape: in ngang giấy + Scaling: tỷ lệ in Paper size: loại kích thước giấy in (thường chọn A4) Print quality: chất lượng in First page number: (auto): máy sẽ chọn đánh trang đầu là 1 – Thẻ Margin: căn chỉnh lề cho trang in + Top: khoảng cách lề trên + Bottom: khoảng cách lề dưới + Left: khoảng cách lề trái + Right: khoảng cách lề phải + Header, footer: khoảng cách đến tiêu đề đầu, tiêu đề cuối + Horizontally: căn bảng tính vào giữa trang giấy theo chiều ngang + Vertically: căn bảng tính vào giữa trang giấy theo chiều dọc – Thẻ Header/Footer: Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang cho bảng tính – Thẻ Sheet: + Print area: Chọn vùng in + Mục Print titles: Rows to repeat at top: chọn hàng lặp lại ở đầu các trang tiếp theo Columns to repeat at left: chọn cột lặp lại ở đầu các trang tiếp theo + Mục Print: Gridlines: ẩn/hiện đường viền các ô như trong bảng tính Row and columns heading: ẩn/hiện dòng và cột thứ tự hàng, cột Black and white: in 2 màu đen trắng Comments: None: không hiện ghi chú – At end of sheet: in cuối bảng tính – As display on sheet: như trong bảng tính. Muốn in comments đi kèm địa chỉ ô, chọn đồng thời check box của comments và chọn row and columns heading. Draft quality: làm giảm độ sắc nét của trang in, không hiện các đường gridlines. Mục này sẽ làm tăng tốc độ in. + Mục Page order: chọn thứ tự trang in Down, then over: xuống dưới rồi sang ngang Over, then down: sang ngang rồi xuống dưới

Advertisements

About Nhà kinh tế

Ths Kinh tế Nghiên cứu kinh tế
Bài này đã được đăng trong Uncategorized. Đánh dấu đường dẫn tĩnh.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s